Обзор: системы управления проектами Basecamp, Trello, Asana


Бесплатные сервисы для совместной работы над проектами в рекламе и образовании

ВАЖНО: обзор подготовлен не для специалистов в сфере управления проектами, а для специалистов других направлений, в первую очередь для работников рекламы и образования.

Что же такое сервисы для совместной работы над проектами?

Сервисы для совместной работы над проектами, они же системы управления проектами — это онлайн ресурсы в виде сайтов задача которых заключается в структурировании процессов, упрощении взаимодействия и построении эффективных коммуникаций в процессе совместной работы над проектами. У топовых сервисов так же есть версии в виде приложений для мобильных устройств или программного обеспечения для ПК, что может еще больше облегчить работу с ними.

Зачем нужны системы управления проектами в таких сферах как реклама и образование?

Сервисы, о которых мы будем говорить могут облегчить и структурировать рекламную деятельность; педагогическую, научно-исследовательскую и проектную работу, увеличить производительность труда и вывести коммуникации на новый качественный уровень.

1. Применение систем управления проектами в Рекламе

Специфика рекламного бизнеса заключается в большом количество контактов и касаний для выполнения целевого действия (сделке и оказания услуг). И это не зависимо от самого процесса. Будь то размещение или изготовление рекламы, переговоры с заказчиками или поставщиками, составление медиаплана размещения рекламы или планирование маркетингового кампании.

2. Системы управления проектами в Образование

Например, в высшем образовании важнейшую роль играют курсовые, дипломные работы и проекты. Благодаря ним учащиеся могут полноценно реализовать накопленные знание, проявить инициативу и «творческое мышление». В тоже время выполнение проектных и научных работ для руководителя связано с постановкой задачи, консультированием, контролем хода выполнения, а иногда и непосредственным участием в проекте.

Всё вышесказанное в той же степени относится и к выполнению научно-исследовательских работ, которые кроме перечисленного так же могут включать в себя командную работу и выполнение этапов проекта разными исполнителями, что требует от руководителя взять на себя роль коммуникатор (связующего звена) между всеми участниками проекта.

 



 

ТОП-3 сервисы для совместной работы над проектами в рекламе и образовании

Сервисы для совместной и удаленной работы над проектами в рекламе и образовании

В обзоре рассматриваются популярные бесплатные сервисы для совместной работы над проектами (системы управления проектами):

  1. Basecamp — считается мировым лидером среди подобных сервисов.
  2. Trello — очень оригинален и может адаптироваться под логику любого процесса.
  3. Asana — самый молодой представитель тройки, унаследовавший лучшее от первых двух сервисов.

Стоит отметить, что у всех этих систем управления проектами есть платные и бесплатные версии.

Trello и Asana предлагают сразу зарегистрироваться бесплатно на неограниченный срок. При этом если у Asana есть важные ограничения относительно платной версии, то Trello можно назвать практически полностью бесплатным сервисом. Более подробно об этом поговорим ниже, непосредственно в обзорах Trello и Asana.

Basecamp же наоборот сразу предлагает платные тарифы и триальную (пробную) версию на 30 дней. Но в этой статье я расскажу Вам о далеко не всем известном предложении Basecamp «бесплатно» по которому работники образования смогут «бесплатно» пользоваться Basecamp практически без ограничений. Подробнее дальше.

Для начала давайте определимся с важными вопросами, которые встречаются при совместной работе над проектами и соответственно должны обеспечиваться функционалом сервисов. Некоторые важные моменты для групповой работы над проектами, которые могут Вам пригодиться мы свели в таблицу.

 

Сводная таблица для бесплатных версий систем управления проектами

Функционал сервисов

Basecamp

Trello

Asana

Постановка задачи

+

+

+

Делегирование задач, назначение ответственных

+

+

+

Дедлайны и напоминания

+

+

+

Быстрое общение (обмен информации в структурированном виде и сохранение истории общения)

+

+

+

Обмен и хранение файлов

+

+

+

to-do лист

+

+

Оповещения о изменениях и обновлениях в проекте (задаче)

+

+

+

Группировка задач или назначение подзадач

+

+

+

Архивы проектов

+

+

+

Отчет о выполненных задачах

+

Закрытое ведение проекта (видят и вносят изменения только участники)

+

+

Открытый проект (видят все, у кого есть URL)

+

+

Привлечение сторонних участников с ограниченными правами

+

+

Приложение сервиса для мобильных устройств

+

+

+


Как видно из таблицы функционал сервисов очень похож. Но в тоже время отличается, причем иногда существенно.
 



 

Познакомимся ближе с системами управления проектами Basecamp, Trello, Asana

 

Системы управления проектами для рекламы и образования
 



 

Basecamp – лидирующая система управления проектами в нашем обзоре

Basecamp — это онлайн-инструмент, система управления проектами, для совместной работы и постановки задач по проектам, созданный компанией 37signals

Ключевые возможности системы управления проектами Basecamp:

  • просмотр общей информации о проектах на одном экране;
  • назначение и отслеживание задач;
  • загрузка, категоризация и отслеживание версий файлов;
  • форумы для обсуждения задач и проектов;
  • ведение расписания и управление ключевыми точками проекта;
  • отслеживание потраченного времени;
  • добавление сообщений и комментариев;
  • другое.

Basecamp нашел широкое применение на западе, у нас в основном применяется в IT сфере. В 2103 году в Basecamp велось уже более 8 млн активных проектов и их количество постоянно растет. Это довольно внушительное колличесво, потому, что аккаунты в Basecamp платные. Стоимость аккаунта от 20$ / месяц.

Но для сферы образования у Basecamp есть специальная программа: «Basecamp for teachers». По этой программе все учителя и преподаватели могут бесплатно получить аккаунт стоимостью 100 $ / месяц с возможностью ведения до 100 проектов! Стоит отметить, что такой аккаунт должен вестись исключительно в образовательных целях, о чем предупреждает администрация Basecamp в момент подачи заявки.

В Вашем аккаунте Вы сможете создавать проекты – «Классы» так их называют в «Basecamp for teachers». Куда Вы можете приглашать участников проекта. Приглашенные участники в рамках этого «класса» (проекта) регистрируются и работают бесплатно.

Система Basecamp легка в освоении, позволяет быстро начать работу с ней, имеет хороший, понятный, дружественный и быстрый веб-интерфейс. Все общение происходит в виде блога, чем-то похожа на социальные сети Вконтакте и Facebook, задачи ставятся в to-do списки. Разработчики Basecamp позиционируют себя, как систему для небольших команд.

Применение системы управления проектами Basecamp в образовании:

На кафедре органического синтеза и нанотехнологий НТУ «ХПИ» при помощи сервиса для совместной работы над проектами Basecamp было организовано курирование и поточный контроль курсовых проектных и дипломных работ студентов.

Недостатки Basecamp:

Отсутствие нормальной бесплатной версии.

Скриншоты Basecamp:

 



 

Trello – система управления проектами с восточными «нотками»

Trello — это бесплатное веб-приложение, яркий представитель системы управления проектами небольших групп, разработанное компанией Fog Creek Software. Разработчики этого относительно молодого сервиса (2011 год) для совместной работы над проектами, в 2015 году сообщили, что им пользуется уже 10 млн. человек.

В отличие от Basecamp Trello практически полностью бесплатный, т.е. все необходимые опции Вы получаете бесплатно. Платная версия несет в себе некоторые визуальные улучшения и еще несколько моментов, которые не влияют критически на совместную и удаленную работу над проектами.

В основе системы управления проектами Trello лежит система Канбан. Канбан — это система организации производства и снабжения, позволяющая реализовать принцип «точно в срок». Система канбан была разработана и впервые в мире реализована фирмой «Toyota». В 1959 году эта фирма начала эксперименты с системой канбан и в 1962 году запустила процесс перевода всего производства на этот принцип. Появление термина канбан связано с перечислением стандартных операций: мастера участков перечисляли выполняемые работы на бумаге и вывешивали их на видном месте рядом с такими же списками мастеров других участков.

Именно благодаря системе Канбан Trello выглядит и работает действительно уникально. Обратите внимание, что в Trello есть три типа ключевых элементов: доски, списки и карточки.

Важно отметить, что в Trello нет никаких жестких правил организации работы. Вы сами придумываете и внедряете их исходя из своих задач и требований, а сама система выступает в роли доски на которой реализуются Ваши коммуникации и взаимодействия.

Для начала работы возьмите за основу, то что любая задача проходить через четыре основные стадии:

  • задача поставлена;
  • задача выполняется;
  • проверка выполнения;
  • задача выполнена.

Т.е., например, доска — это проект, список — это определенная группа заданий, систематизированных по определенному принципу («сделать», «в работе», «выполнено», «принято»). Карточка — это конкретная задача.

Ключевые возможности Трелло:

  • создание задач в текстовом и to-do виде;
  • добавление конкретных участников к конкретному проекту (доске);
  • назначение задач участникам (ответственных исполнителей) в каждой отдельной карточке. При этом участник назначенный в задачу будет получать email уведомления о действиях, совершенных с этой задачей другими участниками;
  • загрузка файлов и прикрепление к карточке;
  • форумы для обсуждения задачи в каждой карточке;
  • получение основной информации о проекте на одном экране;
  • другое.

Применение системы управления проектами Trello в образовании:

На кафедры органического синтез и нанотехнологий НТУ «ХПИ» при помощи системы управления проектами Trello ведется организационная работа (планирование и организация мероприятий; работы над: сайтом кафедры, дистанционными курсами, социальными сетями, др.) и работа со студентами (информирование, раздача необходимого материала по курсам, консультирование, решение не типовых задач).

Недостатки Trello:

Равноправие участников. Все участники добавленные на доску равны в правах и могут совершать на ней абсолютно любые действия. Это значительно ограничивает возможность приглашения сторонних участников.

Скриншоты системы управления проектами Trello:

 



 

Asana – молодая и перспективная система управления проектами

Преимущества Asana:

Asana сочетает в себе лучшие черты от Basecamp и Trello, например, Вы можете создавать персональные или групповые проекты (по типу досок в Trello), а также организовывать эти проекты или в стиле Basecamp (лента) или в стиле Trello (доска с карточками). А еще у Asana есть простой, понятный и эффективный отчет о выполненной работе.

Недостатки системы управления проектами Asana:

Главным недостатком Asana является бесплатная версия, по которой Вы не сможете сделать невидимым групповой проект. Скрытым может быть только персональный проект, а групповой становится доступным всем желающим по URL адресу.
 



 

Выводы:

Используя системы типа Basecamp и Trello можно добиться значительного увеличения персональной эффективности сотрудников. В вопросе коммуникаций руководитель-исполнитель взаимодействие через такие системы позволяет организовать работу в команде. При этом одновременно решается вопрос удаленного взаимодействия между участниками. Такой подход идеально решает проблемы совместной и удаленной работы над проектами в высшем образовании, науке и рекламе.

 

Старший преподаватель в НТУ «ХПИ».
Лектор в «Универсальная школа журналистики».
Автор блога о рекламе и маркетинге.